Hay dos fases que ayudan al tratamiento de datos y su organización para que Power BI los comience a trabajar y se trabajan con dos tipos de herramientas y un nodo común llamado comúnmente “Modelo de datos” . A continuación te las describo de una manera rápida.

Power Query

Existe una fase inicial con un componente al que no se tienen acceso las personas que ingresan por el link de reportes Power BI para web. Este componente llamada Power Query (prometo no entrar en detalles técnicos) lo que hace a grandes rasgos es conectarse a las fuentes (archivos Excel, bases de datos etc.) que vamos a usar para generar los reportes y los organiza.

Esta organización es básicamente un proceso de limpieza que transforma los datos de la forma en que los necesitará el reporte. Esto se realiza por una serie de módulos que trabajaran las personas que diseñan los reportes que tu estarás consumiendo.

Modelo de datos

El modelo de datos es el resultado del paso anterior, es decir que contiene la información que ha sido preparada para ser desplegada en un reporte.

Durante la fase inicial podemos tener por ejemplo 10 tablas a las cuales accedemos para posteriormente consolidarlo todo en una sola, ello implica que en un modelo bien planteado, esta obtendría solamente 1 tabla - la resultante.

DAX (Expresiones de análisis de datos)

Lo segundo que se hace es que usamos DAX (último punto técnico que explicaré) que no es más que un lenguaje de fórmulas que toma la información original y la convierte en una serie de tablas intermedias que se usan para que Power BI pueda trabajar de una forma más eficiente.

Las tablas calculadas son más adecuadas para que un modelo como Power BI las reconozca y pueda trabajar de forma más eficiente y rápida. Esto lo sentirás tu como usuario en la facilidad de combinaciones y filtros que aplicas a tus reportes.

En resumen

De esta forma, los datos que tienen los reportes están protegidos y la data que finalmente están trabajando los reportes de Power BI en la web no son las fuentes originales pues sería el modelo de datos, no las fuentes originales, adicionalmente en la fase de reporte en Power BI con DAX podríamos no mostrar en su totalidad los datos, sino a manera resumen por ejemplo.

Lo anterior implica que incluso aunque tuviera acceso al archivo vía URL, no hay manera de acceder al modelo de datos, pues como hemos explicado previamente, los cálculos y demás son realizados en los servidores de Microsoft y el usuario final solo ve los resultados previamente calculados.

Incluso, si un usuario tuviera acceso al archivo original de Power BI, podría tener acceso al modelo de datos pero no necesariamente a las fuentes de datos, de esta manera al tener todo separado pero conectado se logra una buena fluidez con una capa de seguridad más alta que si estuviéramos accediendo a una base de datos.