¿Dónde se podrán editar los archivos?
Tenga en cuenta: El archivo de Power BI Desktop es entregado como archivo para edición local, el sistema de reportes per sé está publicado actualmente en la cuenta de publicaciones de MINSA IT.
Esta página posee documentación sobre la modificación de archivos de dimensiones, hechos y de configuración, pero no del sistema en sí.
La “tríada” de configuración en Power BI.
Para evitar una publicación directa “por error” o “no oficial” en entornos de TI suelen generarse diversas etapas o estados en los proyectos tipo “servidor de pruebas”, “servidor de desarrollo”, “Producción”, etc. En el sistema de Power BI es complejo si se maneja de esta manera, así que se crea un ecosistema similar desde tres usuarios con licencias de Power BI PRO.
Mire el siguiente esquema y analizaremos el escenario existente de tres cuentas: Control, Publicación y Desarrollo.
El usuario de Control inicia los procesos de creación de un tablero, cede los archivos y carpetas fuentes e inicia un proyecto en blanco que lo comparte con el usuario de desarrollo, el usuario de desarrollo realiza su tarea, al ser un espacio separado podrá realizar las pruebas y / o despliegues que requiera usando las mismas fuentes y una vez terminada una versión estable le comunica a control el hecho, posteriormente el mismo tablero es compartido por el usuario “publicación” y este usuario solo cumple ese rol, publicar la versión estable de un proyecto.
Todos los procesos inician con el usuario de control, quien determina los archivos a usar como fuente, en caso en que una vez iniciado un tablero se requiera otra fuente, debe ser control quien tenga el acceso primario y por ende todos los permisos.
El usuario control inicializa los archivos vacíos o con información, determina el sistema de carpetas y genera un proyecto de Power BI vacío que compartirá al (los) usuario (s) de desarrollo.
El usuario desarrollo descarga ese archivo y trabaja en local con Power BI Desktop, lee las fuentes compartidas, usa las fuentes locales que requiera y sólo si estas fuentes locales se requieren en la versión final se las pasará a control quien fungirá nuevamente como ente principal de la fuente, de lo contrario simplemente y una vez que termine la versión estable de un tablero le avisará a control.
Cuando control haya determina que una versión es estable y cumple con los requerimientos, lo comparte con el usuario publicación, que previamente ha sido autorizado con lectura a las carpetas y archivos que se requieran como fuentes.
En este punto debemos determinar que no todos los tableros deben ser públicos, algunos podrían ser privados, sin embargo, cuando se requiere compartir un tablero sólo con ciertos usuarios, todos los usuarios existentes requerirán de licencia y por ende trae un costo.
En el escenario de los tableros de Power BI MINSA se determinó que el tablero resultante iba a ser abierto al público, así que Publicación se encarga de generar un link público y posteriormente de distribuir a quien interese, en este caso específico, el link ha sido incluido dentro del sistema SISVIG online.
Nota: Un archivo de Power BI Desktop es una entidad diferente de un tablero publicado, siendo comúnmente el punto inicial el de Desktop y el punto final el tablero compartido, pero no olvide, son archivos y conceptos - también herramientas - diferentes y poseen características y opciones configurables diferentes con su propio sistema de gestión, dicho de otra manera, el tablero web se podrá configurar en Power BI Online, el desarrollo se sugiere realizarlo en Power BI Desktop.
¿Cuál es el ecosistema de usuarios en el sistema de reportes?
Como ya sabemos en la etapa de desarrollo, pruebas y producción se usa la triada de usuarios, existen dos roles también importantes en el proceso.
La fase de desarrollo implica a la triada de usuarios de Power BI, existen roles como expertos temáticos que adquieren permisos de edición de las fuentes para las pruebas y para el mantenimiento, nuevamente es usuario control quien otorga permisos de escritura a terceros.
Ya vimos que la fase de Desarrollo está centrada en el usuario de control, publicación y desarrollo, pues bien, durante las pruebas y la puesta en marcha, así como en el mantenimiento de un tablero es importante tener acceso a la información específica, los usuarios que alimentan este tipo de información son llamados Internos Temáticos, en este caso el departamento de Epidemiología
En la gráfica estos usuarios Internos temáticos son vistos como “Otros usuarios”, quienes reciben permiso de control para editar archivos fuentes, por ejemplo, edición de grupos etáreos, calendarios, etc.
Finalmente existe un grupo de Usuarios Externos, que comúnmente solo consumen el reporte web generado y publicado por publicación. Estos usuarios no poseen permisos de edición de ningún tipo, tampoco requieren de software adicional al navegador y no requieren licencias de ningún tipo.
Nota: El reporte Web es el resultado de un archivo que comúnmente se ha desarrollado en Power BI Desktop, NO es el mismo archivo y por ende posee otras funcionalidades, los usuarios externos reciben directamente lo que se ha publicado, por ejemplo, hojas ocultas en el archivo de Power BI Desktop no son ni cargadas ni visualizadas en el reporte Web - salgo que tenga una indicación explícita de ser mostrado.
¿Dónde editamos entonces?
En resumen, las ediciones del archivo de Power BI desktop son realizadas bajo permisos directos del usuario de control, bajo la figura Desarrollo, si se mantiene esta cadena, las modificaciones del desarrollador serán vistas por el usuario publicación y por ende en los usuarios externos.
Así pues, si se quisiera cambiar una funcionalidad o característica del reporte se debe tener acceso a la versión del desarrollador, tener los permisos a carpetas y archivos fuente y así cuando se publique se mantiene la misma url, si no se sigue este proceso se podrán editar los archivos de Power BI, pero el link oficial generado por Publicación, se perdería o cambiaría.
En cuanto a los archivos de dimensiones y de configuración, estos deben ser compartidos por el usuario de control directamente con las cuentas que requiera, actualmente el departamento de epidemiología posee dos accesos.
Y ¿dónde editamos las tablas fuente de hechos? - en la fuente, en SISVIG.